Coraz częściej spotykam ludzi, którzy mają problem ze zorganizowaniem swojego czasu. Prowadzą projekty, uczą się do sesji albo po prostu żyją i się nie wyrabiają. Żyjemy w czasach, które wciąż wymagają od nas zrobienia czegoś na wczoraj a to może bardzo obciążać i stresować. Co w takim razie warto zrobić żeby chociaż trochę opanować swój kalendarz?
ZAPLANUJ NIEZAPLANOWANE
To co najczęściej przynosi klęskę naszym planom to zaplanowanie wszystkie na tip top. Dziwne? Przecież zawsze każą wszystko planować. Oczywiście, planować, jak najbardziej. Ale w tym planie należy również uwzględnić to co jest nieplanowane, nieprzewidziane. Chore dziecko, które trzeba zabrać do lekarza zamiast dopinać projekt, zepsutą pralkę, którą trzeba ogarnąć zamiast uczyć się do sesji. Jak więc sobie z tym poradzić?
Do każdego planowanego zadania warto dodać 20% czasu na ewentualne niepowodzenia lub niespodzianki. Często, zwłaszcza przy tworzeniu projektów, zdarza się, że pod koniec terminu nagle musimy przyspieszać ruchy bo ktoś po drodze coś przeciągnął, czegoś nie dostał na czas i tym samym zmienił nasz początkowy, misterny plan. Planując projekty, podając terminy realizacji warto dać sobie margines nie tylko na własne, ale i cudze pomyłki. Możliwe, że z tego czasu nie skorzystamy – lepiej dla nas – szybciej skończymy i dłużej odpoczniemy, jeśli jednak coś po drodze nie pójdzie po naszej myśli, warto mieć ten zapas.
Ta zasada bardzo mocno utkwiła mi w pamięci podczas mojego pobytu w Indiach. Przez miesiąc mieszkałam na przedmieściach Delhi, w blokowisku otoczonym polami. Do najbliższej stacji metra trzeba było jechać ok 20 min tuk tukiem przez pustkowia, pola i bezdroża. Rodzina u której mieszkałam, a zwłaszcza kobieta, przy każdym moim wyjściu mówiła mi żebym nie wracała po ciemku. Że nic mi nie grozi póki świeci słońce. Pewnego dnia wyjechałam do Delhi, robiłam zakupy, przechadzałam się. Czas powrotu do domu miałam dokładnie wyliczony, wiedziałam, że metro jedzie określoną ilość minut a na mojej stacji będę w porze w której jeszcze spokojnie dotrę do mieszkania przez zmrokiem. Nie przewidziałam jednak, że był to dzień święta narodowego a metro nie dość, że było tak zapchane, że kilka pociągów musiałam przepuścić zanim w ogóle wsiadłam, to jeszcze zatrzymywało się trochę dłużej na każdej stacji. Efekt był taki, że na swoją stację dotarłam już po zmroku. A przede mną była jeszcze podróż tuk tukiem. Jechałam z duszą na ramieniu, do mojego tuktuka nagle dosiadł się jakiś mężczyzna, kolega kierowcy, jechaliśmy nieznaną mi drogą co powodowało dodatkowy stres. A na domiar złego na każdych światłach moi kierowcy opowiadali kierowcom samochodów coś na mój temat, coś zupełnie dla mnie nie zrozumiałego, pokazując mnie palcem, patrząc na mnie w lusterku, mówiąc gdzie jadę i śmiejąc się. Finalnie nic się nie stało, dotarłam cała i zdrowa, ale przecież wystarczyło przewidzieć nieprzewidziane, wkalkulować tą dodatkową godzinę i prawdopodobnie oszczędziłabym sobie kilku siwych włosów.
WYBIERZ TO CO PILNE I WAŻNE
Bardzo często kiedy wypisujemy sprawy do zrobienia, w danym dniu, tygodniu, miesiącu (polecam to robić, to również daje nam większe poczucie kontroli nad kalendarzem. Poza tym co mózg napisze, zobaczy, przeczyta, to głębiej utkwi i nie uleci przy pierwszym dystraktorze) możemy mieć poczucie, że tyle tego jest, że nie wiadomo od czego zacząć. I tutaj warto zrobić sobie tzw. matrycę Eisenhowera a mówiąc po ludzku – podzielić sprawy, które mamy do zrobienia pod względem pilności i ważności. Ja osobiście, rysuję w notesie dwie przecinające się osie (jedna ma bieguny „ważne” i „nie ważne”, druga „pilne” i „nie pilne”) i wpisuję zadania w odpowiednie kratki (często też przyklejam je na karteczkach samoprzylepnych żeby móc je potem przekleić w inną ćwiartkę lub zdjąć z matrycy). Zadania ważne i pilne muszę zrealizować od razu, najlepiej już. Ale ważne i niepilne mogą chwilę poczekać. Nieważne a pilne – może mogę je komuś „oddać”? Skoro dla mnie nie jest to ważne zadanie, a jest pilne do wykonania, może może zrobić je ktoś inny. Nieważne i niepilne często zdejmuję lub skreślam bez wykonania bo w trakcie dnia dochodzę do wniosku, że są naprawdę nie ważne i naprawdę nie pilne.
I znów, podobnie w podróżach, najpierw określam co chcę zobaczyć. Potem co ma jakieś określone ramy czasowe, na przykład godziny otwarcia. I tak – zaczynam od tego co dla mnie ważne i co może się „zamknąć” (więc jest pilne), potem dokładam to co jest ważne, ale zawsze otwarte, ogólnodostępne a na końcu to z czego ewentualnie mogę zrezygnować, co nie jest istotne.
RÓB PRZERWY
Podczas nauki do sesji czy realizacji różnego rodzaju prac często zapominamy, że nie jesteśmy robotami. Siedzimy po 12 godzin przed komputerem i traktujemy czas odpoczynku jako stracony. Nic bardziej mylnego. Nasza efektywność, ciało, koncentracja są z nami tylko na początku zadania, ale potem, mimowolnie, spadają. Nasza efektywność spada, stajemy się bardziej zmęczeni, ciało odmawia posłuszeństwa. Potrzebujemy przerw. Regularnych i uczciwych. Regularnych o tyle, że powinnyśmy pracować np. 30 min i potem zrobić 10 min przerwy. Jest wiele teorii o tym jakie powinny być proporcje przerw do czasu pracy, ja uważam, że powinniśmy je dostosować do siebie. Należy tu jednak uważać na efekt piły – zbyt częste przerwy nie dadzą nam szansy rozwinąć skrzydeł w zadaniu – ledwo zaczniemy a już zadzwoni alarm na przerwę! Według jednej z teorii optymalnym czasem pracy jest 25 min, 5 min przerwy i po 4 takich blokach – przerwa 20 minutowa. Uczciwa przerwa natomiast znaczy dla mnie tyle, że kiedy po 40 minutach pracy zadzwoni budzik to natychmiast odkładam to co robiłam, nastawiam budzik na przerwę i w pełni się relaksuję. Przerwa nie jest po to żeby zrobić inną pracę w międzyczasie, sprawdzić maile itd. Przerwa jest dla nas, na odpoczynek. I podobnie czas pracy – jest do pracy – nie na sprawdzanie fejsa czy robienie herbaty. Może to brzmieć banalnie, ale zachowując taką uczciwość wobec nas samych mamy szansę pracować dużo bardziej efektywnie. Podobnie jest z naszą ogólną wytrzymałością i efektywnością. Nie damy rady pracować długo bez dni wolnych, bez weekendów, bez urlopów. Oczywiście są tacy ludzie, czasem nawet wydają się funkcjonować pozornie dobrze, ale tylko oni wiedzą jakie spustoszenie może przynieść niedawanie sobie przyjemności i odpoczynku. Zarówno mentalnie jak i fizycznie.
I znów, podobnie w podróżach. Kiedy zwiedzamy, jeździmy, oglądamy zawsze robimy sobie naszą „przerwę na kawkę”. To taki nasz rytuał – kiedy ktoś z nas zaczyna odczuwać, że już nie ma przyjemności ze spacerów, że potrzebuje przerwy, chce się zresetować rzucamy hasło: „To może kawka?” i oboje wyostrzamy radary na przytulne miejsce dobre dla naładowania baterii.
Jeśli chcemy zwiększyć naszą efektywność musimy o siebie zadbać. Zaplanować to co może nas zaskoczyć żeby oszczędzić sobie stresu, wybrać to co ważne i pilne żeby nie marnować czasu na to co nie jest dla nas istotne i dawać sobie czas odpoczynku po uczciwej pracy. Te trzy proste kroki, sumiennie wprowadzane w życie, na prawdę potrafią działać cuda 🙂
ACTIVATE YOURSELF 
Musisz się zalogować aby dodać komentarz.